La “cassetta degli attrezzi” dello Smart Working: il lavoro non è mai stato così agile!
Lo Smart Working - o Lavoro Agile - sta prendendo sempre più piede non solo tra i professionisti ma anche all’interno delle grandi aziende, che puntano a misurarne i benefici. Ne è un esempio S-mafely, un tool informatico interno realizzato dalla multinazionale Stantec pensato per monitorare il risparmio generato dallo smartworking per ogni dipendente dell’azienda in termini di tempo, emissioni inquinanti e denaro. Dello smartworking abbiamo già parlato: questo nuovo e innovativo approccio al lavoro, che offre vantaggi anche in termini di produttività e di tutela dell’ambiente, è anche regolamentato dalla Legge sul Lavoro Agile e sempre più persone ne usufruiscono. Ma quali sono le piattaforme di cui i professionisti possono dotarsi per svolgerlo al meglio? È necessario infatti individuare gli strumenti giusti e avere anche una precisa organizzazione per non soccombere tra documenti, appuntamenti e conference call. Scorriamo una panoramica delle principali piattaforme di collaboration e produttività. Abbiamo deciso di dare spazio alle soluzioni totalmente gratuite o che mettono a disposizioni versioni gratuite. Quasi tutti i produttori adottano il modello freemium, ovvero offrono un “assaggio” di funzionalità base senza costi, per poi proporre pacchetti in abbonamento a chi desidera plus aggiuntivi.
Le basi dello Smart Working: Cloud Computing e Collaboration
Partiamo dalle basi: Google Drive è il più noto servizio web gratuito per conservare e condividere i file (documenti, foto, video, etc...), che restano sempre disponibili e sincronizzati indipendentemente dal device utilizzato (pc, tablet o smartphone). E’ inoltre il tool principe per la Collaboration, ovvero il lavoro a più mani sullo stesso progetto, senza la necessità di inviarsi continuamente via email nuove versioni di documenti e materiali multimediali: grazie al cloud, sarà facilissimo per i membri del team accedere in tempo reale all’ultima versione del progetto condiviso, ovunque essi si trovino.
Come applicazioni di Drive, degni di nota sono Calendar (calendario condiviso dove tutti i collaboratori possono interagire e visionare il planning del collega), Moduli e Presentazioni. La versione pro di questi servizi è G Suite, la piattaforma avanzata di collaboration pensata per le aziende più strutturate. Il competitor - ovviamente - è Microsoft, con la sua Microsoft Office 365, la piattaforma di produttività cloud che consente agli utenti di utilizzare su tutte le tipologie di dispositivi le applicazioni Office. Grazie alle funzionalità social ottimizzate per le aziende risponde anche efficacemente alle esigenze di messaggistica istantanea e voce anche attraverso lo scambio di informazioni e documenti. E’ preferito dalle aziende (tante, ma non tutte) che già si basano su ambiente Office. Se la necessità riguarda invece la condivisione di file multimediali particolarmente pesanti, come i video, oppure di album fotografici, segnaliamo Dropbox (servizio che offre anche uno spazio di cloud storage e sincronizzazione automatica dei file) oppure Wetransfer (il più agile servizio online di solo trasferimento file), entrambi disponibili sia nella versione free che premium.
Comunicare ai tempi dello Smart Working
“Me lo mandi via whatsapp?”... Piaccia oppure no, la più nota piattaforma di messaggistica istantanea diffusa in Occidente è sempre più utilizzata anche per lavoro. A tal proposito non tutti sanno che per utilizzare Whatsapp non è necessario tenere sempre lo smartphone tra le mani, ma tramite Whatsapp Web è possibile visualizzare le proprie chat da pc: basta aprire https://web.whatsapp.com nel browser, selezionare WhatsApp Web dall’app sul proprio smartphone (dalle impostazioni in alto a destra), autenticarsi tramite QR-Code seguendo la procedura automatica e il gioco è fatto. Se WhatsApp Web “mette una pezza” alla frammentazione contempranea delle informazioni di lavoro, esistono piattaforme di comunicazione che cercano di massimizzare la produttività. Ad esempio Slack è una delle chat aziendali preferite in Italia e all’estero, che permette di inviare messaggi in modo istantaneo ai membri del team di lavoro suddivisi per progetto, con la possibilità di seguire lo sviluppo di ogni singola attività. Sul tema della comunicazione virtuale tout court, non possiamo non citare Skype, applicazione attraverso cui è possibile effettuare chat, chiamate e video-chiamate individuali o di gruppo, condividere lo schermo e scambiarsi documenti. La versione firmata Google si chiama Hangout ed è un software di messaggistica istantanea e di video call disponibile per le piattaforme mobili Android e iOS e come estensione per il browser web Google Chrome, senza richiedere l’installazione di alcun software. Degno di nota è anche DisplayNote, ideale per effettuare presentazioni virtuali. I “presentatori” possono utilizzare un computer collegato ad un proiettore e aggiungere note individuali, condividere il proprio contenuto con gli altri partecipanti, i quali possono anche votare, all’occorrenza, direttamente sulla piattaforma. Infine, per chi ha la necessità di organizzare dei veri e propri corsi virtuali, è possibile dar vita ad webinar professionale con GoToWebinar, che offre la possibilità di selezionare tre tipologie di evento, ovvero standard, webcast o registrato. Anche in questo caso sarà possibile condividere lo schermo, interagire con i partecipanti tramite la chat, avere una sezione dedicata di domande e risposte, somministrare sondaggi e indagini. Utilissimo, semplice e gratuito fino a 100 partecipanti interattivi è Zoom, per conference call, video call, web meeting e webinar.
Social Media Management
Un’altra grande esigenza dei lavoratori “smart” è quella di gestire gli account social (propri o dei propri clienti). Fra le molte piattaforme di social media management presenti sul mercato segnaliamo Postpickr, ideata da una startup italiana di successo che si è fatta spazio in un vasto panorama dominato da soluzioni americane. Un’interfaccia gradevole ed un calendario editoriale sempre consultabile e modificabile rende la programmazione social molto agile. La piattaforma, disponibile in modalità freemium, si arricchisce inoltre continuamente di funzionalità, grazie al lavoro di sviluppo del team di Postpickr, che segue puntualmente gli aggiornamenti ed i cambiamenti - spesso improvvisi - dei colossi dei social media (Facebook, Instagram, Twitter, LinekdIn, Google…) ed offre un’assistenza molto attenta, cosa non scontata nel panorama delle soluzioni digitali “self-service”.
Parola d’ordine: produttività
Veniamo quindi a due tematiche cruciali dello smartworking: il time e il team management. Per gestire e monitorare efficacemente il proprio lavoro e quello dei collaboratori, una buona soluzione può essere Asana, un'applicazione web e mobile progettata per aiutare i team a organizzare, tracciare e gestire il proprio lavoro grazie ad un’interfaccia molto intuitiva e piacevole: grazie ad un calendario intelligente si possono organizzare e programmare i diversi task del giorno, della settimana e del mese (da poter assegnare al collaboratore), suddivisi per progetti ed inseriti in un elenco editabile. Ogni task prevede una chat dedicata e la possibilità di aggiungere documenti (anche tramite Google Drive), così si ottiene una istantanea dello stato di avanzamento di ogni singolo progetto ed è immediatamente chiaro chi deve fare cosa, tenendo conto di eventuali criticità. Anche il software Trello si propone come task-management che permette di gestire la propria “to-do-list” e tenere traccia delle cose da fare giorno per giorno, pianificare le attività e tenere sotto controllo l’operatività del team. Molto valida la versione mobile. Evernote offre invece la possibilità di creare post-it virtuali, organizzando note, liste e promemoria. E’ uno strumento che permette anche di scansionare documenti cartacei e renderli digitali, effettuando ricerche anche fra testi scritti a mano. Non da ultima la possibilità di lavorare in team grazie alla condivisione di taccuini e alla funzione di messaggistica interna.
Grafica, video e podcast
Come ottenere output di qualità risparmiando tempo (e denaro)? Un programma gratuito di grafica ed editor immagini davvero facile, completo e di qualità è Desygner. Al suo interno vi sono moltissimi template e soluzioni grafiche pronte per creare post social (già nei formati corretti) ma anche locandine, presentazioni, inviti, menù, curriculum, etc... Utilizzabile sia da web che da mobile app permette di caricare immagini proprie oppure scegliere tra un ampio stock ad altissima risoluzione e royalty free. Riguardo al mondo video, invece, segnaliamo Rawshorts: un tool per creare video in modo semplice e veloce grazie ad un’interfaccia drag and drop e ai template già pronti. Se normalmente fare video è un’operazione complessa, Raw Shorts la semplifica enormemente ed è ideale per creare delle video-presentazioni, tutorial, o video aziendali professionali a budget ridotto. Per dar forma a podcast radiofonici, invece, c’è Spreaker, piattaforma ideata da un’altra startup italiana di successo, che consente di trasmettere in diretta e registrare podcast, condividendoli facilmente sui social network e su Apple Podcasts, nonché di chattare in diretta con gli ascoltatori.
Ufficio virtuale... per sentirsi meno soli
Concludiamo questa carrellata di smart tool con l’ultima frontiera dell’incontro digitale - sempre rigorosamente business: si chiama Sococo, un programma alternativo per sentirsi vicini ai propri colleghi. L’ufficio virtuale, popolato dai vostri avatar, permetterà al team di interagire nonostante la lontananza. Una buona risposta alla potenziale solitudine del lavoro remoto...?
E tu come hai sviluppato o intendi sviluppare lo Smart Working? Utilizzi altre piattaforme e vuoi condividere la tua esperienza con le donne del nostro network che hanno adottato il Lavoro Agile? Scrivici e raccontacelo.
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